<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=777907182411104&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
Kirjoittaja Tagfulo / 10.01.2018

Vaikka asia kuulostaa helpolta, arviolta 40% ihmisistä jotka päivittäin seuraavat työaikaansa, eivät tee sitä oikein. He unohtavat seurata ajan kulkua, tuntilomakkeet katoavat, ja näiden seurauksena työajan seuranta vie tuntikaupalla ylimääräistä aikaa työnjohtajien ajasta. Paperipohjainen työajanseuranta on ollut rakennusalalla yleinen käytäntö vuosikymmeniä. Olemme listanneet KYMMENEN sääntöä, joita olisi hyvä noudattaa, jotta työtuntiraportteihin voisi luottaa ja turhia kustannuksia minimoida. Tässä ovat TOP10 säännöt.

Työajanseuranta, kultaiset säännöt Tagfulolta

Sääntö #10. Tee siitä superhelppoa.

Vaikka käyttäisit jotain sovellusta tai taulukkoa jokaisen työntekijän työajan seurantaan, sen pitää olla helposti ymmärrettävä. Etsi jokin yksinkertainen Internetistä jokin yksinkertainen työkalu tai luo taulukko-ohjelmistolla kaavoja, jotka ovat helposti ymmärrettäviä. Vältä monimutkaisia yhtälöitä tai projektirakenteita.

Muista jakaa parhaat konstit. Mikäli kiireisen aikataulusi keskellä olet unohtanut kertoa työntekijöillesi nopeimmat ja helpoimmat tavat kirjata työtuntinsa omiin taulukoihinsa, he eivät ehkä tee sitä ollenkaan. Jos työntekijät joutuvat liian kauan ponnistelemaan asian kanssa, he saattavat menettää kiinnostuksensa kokonaan. Oletko esimerkiksi huomannut, että Tagfulo-sovelluksessa on ”Aloita työaika” –painike suoraan projektin nimen vieressä sovelluksen päänäkymässä. Tällä tavoin voit aloittaa työajanseurannan suoraan sovelluksen avattuasi ja aika kirjautuu oikean projektin tietoihin – todella helppoa ja kätevää.

Sääntö #9. Tee siitä nopeaa.

Et varmasti halua olla tilanteessa, missä työajan kirjaaminen vie enemmän aikaa kentällä kuin se auttaa säästämään henkilöstön aikaa toimistolla. Kirjaustoimenpiteet eivät saisi viedä enempää kuin 10 minuuttia jokaisen työntekijän aikaa päivässä. Eikä kirjausten analysointi toimistolla saisi todellakaan viedä tunteja esimiesten aikaa.

Vältä tiedon tuplakirjaamista varmistamalla, että työntekijäsi lähettävät virheettömiä ja selkeitä työaikaraportteja. Järjestä kuukausittainen katselmointiprosessi, jossa keräät kaikkien työaikakirjausten tiedot yhteen kokonaisraporttiin sen sijaan, että kävisit läpi vanhoja sähköposteja ja etsisit sieltä vastauksia. Vielä parempi vaihtoehto olisi siirtyminen käyttämään verkossa toimivaa työajankirjaus-sovellusta ja automatisoida sen avulla osa työstäsi. 

Sääntö #8. Tee siitä pakollista.

Saattaa kuulostaa epäkohteliaalta, mutta joskus ihmiset tekevät asioita vasta silloin, kun heiltä todella vaaditaan niitä. Ihmiset eivät välttämättä tee asioita, joita heiltä ei eksplisiittisesti edellytetä. Muista tuoda esille työajan seurannan tärkeys heti projektin alkuvaiheessa. Tagfulo-sovelluksessa työajan kirjaus aloitetaan heti sovelluksen päänäkymässä projektin nimen kohdalla, jolloin tämän tärkeän toimenpiteen unohtaminen on hyvin vaikeaa.

Sääntö #7. Varmuuskopioi.

Mitä jos vahingossa poistaisit sähköpostin, jossa on sinun tiimisi työaikataulukot? Tai jos joku klikkaisi väärää painiketta ja poistaisi kokonaisen vuoden tiedot työajanseurantatyökalustasi. Yksinkertaisten toimenpiteiden avulla voit välttää tämän kaltaiset uhat.

Varmuuskopioi. Se on toimenpide, jota tulisi miettiä tasaisin väliajoin, liittyen kaikkeen tärkeään liiketoimintadataan. Kun käytät verkossa olevaa työkalua työajan hallintaan, kopioi vuosineljänneksittäin kaikki tärkeä data järjestelmästä johonkin toiseen ohjelmistoon. Vielä parempi vaihtoehto on, että tieto on valmiiksi tallennettu pilveen rajoittamattomalla tallennuskapasiteetilla, jolloin kaikki data on automaattisesti varmuuskopioitu.

Tagfulo varmistaa rajoittamattoman tallennuskapasiteetin pilvessä kaikille käyttäjille. Tällä tavoin tieto ei katoa, kuten paperiset ajankirjauslomakkeet tai –taulukot. Työajan seurantasovellukset ovat luotettavia ja urakoitsijat tietävät sen. Asioita automatisoivia teknologioita käyttävillä alihankkijoilla on myös muita parempi maine.

Sääntö #6. Analysoi säännöllisesti.

Työajan seurannan käyttäminen laskuttamiseen ei ole sen ainoa saavutettava hyöty. Muista käyttää keräämääsi dataa koko toimintasi analysointiin ja optimointiin. Saatat havaita uusia näkökulmia, joita et aiemmin ollut edes harkinnut.

Mikäli seuraat alihankkijoidesi työmaatunteja ja –toimintoja, vertaa niitä keskenään löytääksesi kaikkein tehokkaimmat palveluntuottajat. Identifioi toiminnot, mitkä jatkuvasti poikkeavat kustannusarvioista. Kohdista asianmukaisia parannuksia koulutukseen, työkaluihin, teknologiaan tai kuluihin, tarpeen mukaan.

 

Tämä on niin tärkeä aihe, että kirjoitimme kaksi erillistä blogijulkaisua työajan kirjaamisen top 10 kultaisesta säännöstä! Lue viisi tärkeintä sääntöä tästä! 

Aiheet: teknologia Tagfulo työajanseuranta

Tarkista, kuinka toimii Tagfulon työajanseuranta!

Lue Tagfulon blogista projektityön viestinnän ja hallinnoinnin uusista sovelluksista ja rakennusalan työmaaurakoiden projektinhallinnan ratkaisuista.

TILAA BLOGI

Suosituimmat kirjoitukset

Rakennusprojektin viestintä